Annexe 3 aux Conditions générales — Accord de traitement des données personnelles
1.1 Le présent accord régit le traitement, par le Vendeur, des données personnelles que le Client confie à l'Outil ou que l'Outil traite pour lui (les « Données de l'Outil »). Il est conclu en application de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (le « RGPD ») et fait partie du contrat formé par la Commande.
1.2 Pour les Données de l'Outil, le Client, qui les utilise pour sa prospection professionnelle, agit en qualité de responsable de traitement. Le Vendeur agit en qualité de sous-traitant, pour le compte et sur instruction du Client.
1.3 Le Vendeur agit en qualité de responsable de traitement, et non de sous-traitant, pour les seuls usages décrits à l'article 12 et dans la politique de confidentialité, ainsi que pour les données personnelles du Client lui-même (article 16 des Conditions générales).
2.1 Nature des opérations : hébergement et organisation des données ; rédaction de propositions de courriers électroniques, messages, relances et scripts vidéo à l'aide d'un système d'intelligence artificielle ; recherche des coordonnées de contact professionnel des marques ; lecture des captures d'écran importées par le Client ; lecture unique du profil public du Client sur un réseau social, à sa demande ; envoi de relances depuis la messagerie du Client lorsqu'il les active ; repérage, dans les courriers électroniques envoyés par le Client, des factures qu'il a émises, par la lecture de leur destinataire, de leur objet, de leur date et de leurs pièces jointes, à l'exclusion du corps des messages, lorsqu'il utilise cette fonction ; export et suppression des données.
2.2 Finalité : fournir au Client l'Outil décrit à l'article 4.3 des Conditions générales, pour sa prospection auprès des marques.
2.3 Durée : la durée de l'accès du Client à l'Outil, pendant la Période incluse puis l'Abonnement, augmentée des délais prévus à l'article 10.
2.4 Personnes concernées : le Client ; les contacts professionnels des marques qu'il prospecte ; les destinataires de ses factures ; les personnes qui figureraient sur les captures d'écran qu'il importe.
2.5 Catégories de données : identité et coordonnées professionnelles des contacts des marques ; contenu et historique des échanges de prospection ; notes du Client ; informations relatives aux collaborations et à leur facturation (destinataire, montant, dates) ; profil professionnel du Client. Aucune catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD n'est traitée : le Client s'interdit de les saisir (article 10.4 des Conditions générales).
3.1 Le Vendeur ne traite les Données de l'Outil que sur instruction documentée du Client. Constituent ces instructions : les Conditions générales, le présent accord, ainsi que les actions et réglages du Client dans l'Outil, notamment l'activation des relances automatiques, l'utilisation de la fonction de repérage des factures et l'import d'une capture d'écran.
3.2 Si le Vendeur considère qu'une instruction constitue une violation de la réglementation applicable à la protection des données, il en informe immédiatement le Client.
3.3 Le Vendeur ne traite les Données de l'Outil à aucune autre fin, sauf obligation légale, dont il informe alors le Client avant le traitement, à moins que la loi ne l'interdise.
Le Vendeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données de l'Outil soient soumises à une obligation de confidentialité et n'y accèdent que dans la mesure nécessaire à l'exécution du contrat, notamment pour l'assistance prévue à l'article 10.6 des Conditions générales.
5.1 Le Vendeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l'article 32 du RGPD, compte tenu de la nature des données et des risques. Ces mesures comprennent notamment :
5.2 Le Vendeur peut faire évoluer ces mesures, notamment lors du passage de l'Outil à une application en ligne (article 9.1 des Conditions générales), à condition de ne pas réduire le niveau de sécurité.
6.1 Le Client donne au Vendeur une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs parmi les Prestataires techniques. Leur liste à jour, avec leur rôle, les données qu'ils reçoivent et leur pays, figure dans la politique de confidentialité.
6.2 Le Vendeur informe le Client par courrier électronique de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur au moins quinze jours avant sa prise d'effet. Lorsque la continuité ou la sécurité du service impose un remplacement immédiat, notamment en cas de défaillance d'un Prestataire technique, le Vendeur en informe le Client sans délai.
6.3 Le Client peut s'opposer à ce changement, pour un motif lié à la protection des données, par un message adressé à bonjour@boussole.academy avant sa prise d'effet. Si le Vendeur ne peut proposer de solution satisfaisante, le Client peut mettre fin à son accès à l'Outil, sans frais, et les sommes payées d'avance pour une période non exécutée lui sont remboursées.
6.4 Le Vendeur impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles du présent accord, et au minimum : l'interdiction d'utiliser les Données de l'Outil pour entraîner ses propres modèles ; un hébergement dans l'Union européenne ou un transfert encadré conformément à l'article 7 ; une durée de conservation déterminée. Le Vendeur demeure pleinement responsable, à l'égard du Client, de l'exécution de leurs obligations par ses sous-traitants ultérieurs.
6.5 Le Client est informé que, jusqu'au passage de l'Outil à une application en ligne, l'Outil est hébergé dans un compte Google ordinaire au nom du Vendeur. Pour ce type de compte, Google LLC et ses affiliées agissent en qualité de responsables de traitement indépendants, selon leurs propres règles de confidentialité, et non en qualité de sous-traitants ultérieurs. Le Client accepte cet hébergement en connaissance de cause. Le Vendeur s'engage à recourir, pour l'application en ligne, à un hébergeur lié par un contrat de sous-traitance.
Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des Données de l'Outil hors de l'Union européenne, le transfert est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par les clauses contractuelles types adoptées par celle-ci. Le Client peut obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.
8.1 L'Outil permet au Client de consulter, rectifier, exporter et supprimer les Données de l'Outil, ce qui lui permet de répondre lui-même aux demandes des personnes concernées.
8.2 Si le Vendeur reçoit directement une demande portant sur des Données de l'Outil, il la transmet au Client dans un délai de cinq jours ouvrés et n'y répond pas lui-même, sauf instruction du Client. Le Vendeur assiste le Client, dans la mesure du possible, pour les demandes que l'Outil ne permet pas de traiter seul.
9.1 Le Vendeur aide le Client, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD.
9.2 Le Vendeur notifie au Client toute violation de données personnelles affectant les Données de l'Outil dans les meilleurs délais, et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, par courrier électronique. La notification précise, dans la mesure où ces informations sont connues : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées. Les informations encore inconnues sont communiquées dès qu'elles le sont.
À la fin de l'accès du Client à l'Outil, les Données de l'Outil restent disponibles à l'export pendant trente jours, puis sont supprimées dans un délai de quatre-vingt-dix jours, y compris des sauvegardes au terme de leur cycle normal de renouvellement, conformément à l'article 11.6 des Conditions générales. Sont seules conservées les données que le Vendeur doit garder en application de la loi et les informations versées au répertoire commun dans les conditions de l'article 12.1.
11.1 Le Vendeur met à la disposition du Client, sur demande adressée à bonjour@boussole.academy, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, notamment la liste de ses sous-traitants ultérieurs et les garanties encadrant les transferts.
11.2 Le Client peut faire procéder, au plus une fois par an et à ses frais, à un audit du respect du présent accord, en priorité au moyen d'un questionnaire écrit auquel le Vendeur répond dans un délai d'un mois. Un audit sur place n'est possible qu'en cas de violation de données avérée, avec un préavis de trente jours, par un auditeur tenu au secret.
Le Client autorise les usages suivants, pour lesquels le Vendeur agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité :
12.1 Répertoire commun. Les coordonnées de contact professionnel des marques trouvées ou saisies dans l'Outil, et les informations qui leur sont associées, notamment l'invalidité d'une adresse ou l'existence d'une réponse ou d'une collaboration, sont versées au répertoire commun prévu à l'article 10.5 des Conditions générales, sans que l'identité du Client y soit associée ni communiquée aux autres Clients.
12.2 Comptage et bon fonctionnement. Le Vendeur compte les marques traitées par mois (article 4.4 des Conditions générales) et conserve des journaux techniques, sans contenu des messages, pour la sécurité, la maîtrise des coûts et le bon fonctionnement de l'Outil.
12.3 Essais de modèles. Avant de remplacer un modèle d'intelligence artificielle, le Vendeur peut faire rédiger des textes à partir de profils et de marques réels, sur ses propres systèmes, sans qu'aucun texte soit envoyé à quiconque. Les textes produits sont supprimés à la fin de l'essai. Le Client peut s'opposer à tout moment à l'utilisation de ses données pour ces essais, par un message adressé à bonjour@boussole.academy.
12.4 Statistiques. Le Vendeur peut établir des statistiques agrégées et anonymes sur l'usage de l'Outil et sur l'origine des collaborations, sans qu'aucun Client ni aucune personne n'y soit identifiable.
Le Client, en sa qualité de responsable de traitement, s'assure de disposer d'une base légale pour les données qu'il confie à l'Outil, informe les personnes qu'il contacte, leur offre un moyen simple de ne plus être sollicitées et respecte sans délai leur opposition (article 10.3 des Conditions générales). Il ne saisit dans l'Outil que les données nécessaires à sa prospection (article 10.4 des Conditions générales). Il répond du contenu des messages qu'il choisit d'envoyer et du choix de leurs destinataires (article 14.4 des Conditions générales).
14.1 Le présent accord s'applique tant que le Vendeur traite des Données de l'Outil pour le compte du Client, y compris pendant les délais de l'article 10.
14.2 En cas de cession du contrat à la société constituée pour reprendre l'activité (article 15 des Conditions générales), le présent accord est transmis à la société cessionnaire dans les mêmes conditions.
